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Logiciels de Gestion & GED > La facture électronique

Dématérialisation des factures clients

Avec la nouvelle règlementation sur la facture électronique, toutes les entreprises BtoB assujetties à la TVA devront échanger leurs factures par l’intermédiaire d’une plateforme qui va dématérialiser les échanges de factures client et transmettre les données. Fini le temps des factures envoyées par email ou par courrier !

La loi Finances 2020 impose de nouvelles règles pour encadrer la dématérialisation des factures client.

A compter de septembre 2026 ou 2027 au plus tard, il vous faudra envoyer vos factures par l’intermédiaire d’une solution de dématérialisation compatible ou agréée.

Les nouveaux enjeux de la dématérialisation de vos factures clients

Processus encadré légalement

La facture client devient un élément encadré par la loi dans son émission et sa réception. Elle doit être émise sous format structuré, transiter via une Plateforme Agréée et respecter des règles précises de contenu, de traçabilité et de transmission des données à l’administration fiscale.

Nouvelles données imposées

Les informations portées sur la facture client (SIREN, adresse, catégorie d’opération, conditions de paiement, TVA) doivent être complètes, fiables et correctement structurées. La réforme impose une stricte gestion des référentiels clients et des règles de gestion, car toute donnée erronée peut entraîner un rejet ou un blocage du flux.

Gestion des statuts des factures

Les flux des factures client seront désormais suivis avec des statuts (émise, transmise, reçue, acceptée, rejetée). Les entreprises doivent être capables de piloter ces statuts, de traiter les rejets et de corriger rapidement les anomalies pour sécuriser les délais de paiement.

Accélération des paiements

La standardisation et l’automatisation des factures clients permettent de réduire les délais de traitement côté client. En contrepartie, les entreprises doivent être prêtes à émettre des factures justes du premier coup, car les marges de correction a posteriori se réduisent.

Evolution vers des outils conformes

La dématérialisation des factures clients doit être totalement intégrée aux ERP, outils commerciaux et systèmes comptables de votre entreprise. L’enjeu est d’éviter les ruptures de flux et les ressaisies, tout en assurant la continuité entre vente, facturation, comptabilité et pilotage financier.

Les 3 étapes de la mise en place pour les factures clients

Identifier vos flux et logiciels actuels

Selon que vous dématérialisez ou pas déjà vos factures clients, votre maturité n’est pas la même. Plus vous êtes éloignés de la dématérialisation, plus le travail à mener pour répondre aux nouveaux enjeux réglementaires doit être anticipé.

Choisir votre plateforme agréée

Une des étapes clés de cette réforme sera de mandater une plateforme agréée pour gérer la dématérialisation dans un format structuré valide et l’émission des factures vers le Portail publique de facturation (PPF)

Mettre en place en interne le nouveau process d'envoi des factures client

Une fois la plateforme choisie, vous pourrez mettre en place le nouveau process de facturation dans vos équipes pour commencer à émettre vos factures électroniques au travers de votre plateforme partenaire.

Koesio vous propose plusieurs solutions pour vos factures clients

Solution ISI

Kiosk

Votre nouvelle plateforme de services en ligne immédiats exclusifs pour simplifier vos tâches d’envoi et de gestion administrative.

Solution ISI

ISI Finance

Avec ISI Finance, bénéficiez d’une suite d’outils 100% automatisée pour faciliter votre gestion comptable : rapprochement bancaire, traitement des factures, scan des notes de frais et prévisionnels de trésorerie.

Intégrateur Sage, Intégrateur Sage Aquitaine

Sage 100

Logiciel comptable et financier dédié à la gestion des PME.

Solution ISI

ISI WORK

Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.

Ce que dit la loi

Selon le dispositif prévu à l’article 91 de la loi n° 2023-1322 de finances pour 2024 du 29 décembre 2023, toutes les entreprises seront tenues de pouvoir réceptionner et émettre des factures dématérialisées le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire et le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises (entreprises de moins 10 salariés, chiffre d’affaires ou total de bilan n’excédant pas deux millions d’euros).

Et si vous ne respectez pas le cadre légal ?

À compter de l’obligation de mettre en place la facture électronique, vos factures seront considérées comme non-conformes et peuvent être refusées par vos clients. Au-delà du risque de blocage et de retard de paiement, vous vous exposez également à des sanctions financières, des risques de contrôle accrus. Il est indispensable de vous préparer à ce changement.

Koesio vous guide pour mettre en place votre nouvelle organisation

La mise en conformité avec la réforme de la facture électronique ne se limite pas au choix d’un logiciel. Le travail de Koesio commence par l’analyse de l’existant pour identifier les méthodes de traitement actuelles, les logiciels en place, les contraintes métiers et les besoins d’automatisation propres à votre entreprise. Cette phase d’audit permet de sélectionner la solution la plus adaptée à votre environnement comptable, administratif et informatique.

Une fois la solution choisie, Koesio met en place le paramétrage, l’intégration et le déploiement des outils de dématérialisation afin de garantir leur compatibilité avec vos applications métiers et vos obligations réglementaires. De l’installation à la formation des utilisateurs, les experts Koesio assurent un accompagnement de proximité pour faciliter la prise en main des nouvelles solutions et sécuriser la transition vers votre nouvelle organisation documentaire.

Qu’en est-il des factures BtoC ?

Ce qui ne change pas :
Les entreprises pourront continuer à émettre les factures BtoC auprès de leurs clients directement, il n’y aura pas d’obligation de l’émettre via la plateforme partenaire. Par ailleurs, elles pourront conserver le format actuel (ticket de caisse, factures pdf …) sans avoir besoin de rentrer dans les nouveaux formats attendus.

Ce qui change :
Les entreprises devront reporter la TVA de leur facture BtoC en transmettant à l’administration via leur plateforme partenaire le fichier e-reporting complété des données des factures.

Il est donc nécessaire d’intégrer les factures BtoC dans la réflexion de votre changement de process, pour la génération du fichier e-reporting. Nos experts Koesio vous aideront à faire les choix de solutions qui s’adaptent à vos enjeux et à votre SI actuel pour vous permettre d’avoir une solution 100% efficace.

Le e-reporting complète le dispositif d'information des ventes à l'état

Le e-reporting complète ce mécanisme en imposant la transmission de certaines données de transaction et de paiement à l’administration fiscale pour les opérations non couvertes par le e-invoicing, notamment certaines ventes aux particuliers ou à l’international. Ces nouvelles obligations impliquent une adaptation des outils de gestion, des circuits de traitement et des méthodes de suivi des données. Les solutions mises en place devront donc permettre à la fois la gestion des flux de facturation et la remontée automatisée des informations réglementaires attendues par l’administration.

Et si on se rencontrait ?

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Contactez un expert sur la dématérialisation de la facture client

Pour mettre en place la facture électronique, contactez Koesio pour que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos process. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de dématérialisation des factures clients Nos experts sont là pour vous conseiller et répondre à vos questions sous 24h !

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