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Les étapes pour la mise en place de la facture électronique
Quasiment toutes les entreprises vont être concernées par cette réforme. Si le choix de la Plateforme Agréée peut varier, les étapes pour bien se préparer et se mettre en conformité sont les mêmes. Les experts Koesio peuvent vous aider dans cette étape essentielle pour se doter d’une solution compatible pérenne sur ce sujet très sensible des factures.
1. Nommer un référent facture électronique pour piloter le projet
La première étape consiste à désigner un référent interne chargé de piloter la réforme de la facture électronique et ses impacts dans l’entreprise. Il joue un rôle central de coordination entre les équipes internes : finance, comptabilité, informatique, gestion documentaire et les partenaires externes (logiciels, expert comptable, …). Il est le point de contact privilégié pour les questions liées à la conformité, au calendrier et aux choix structurants. Cette nomination permet d’éviter la dispersion des responsabilités et d’assurer une vision globale du projet, indispensable compte tenu de son caractère transverse.
2. Inventorier le processus actuel et les logiciels en place côté facture client
Cette étape vise à inventorier précisément la manière dont les factures clients sont aujourd’hui émises. Il s’agit d’identifier les types de factures émises par votre entreprise, pour identifier le taux de factures concernées par la réforme. Il est essentiel également de documenter les outils utilisés (ERP, logiciel de facturation, CRM, outils spécifiques), les circuits de validation, les modes d’envoi (papier, PDF, portail client, e-mail), ainsi que les éventuelles exceptions ou traitements manuels. Cet inventaire permet de mesurer l’écart entre les pratiques actuelles et les exigences de la facture électronique, et de repérer les points de vigilance, notamment en matière de qualité et complétude des données et de traçabilité.
3. Inventorier le processus actuel et les logiciels en place côté facture fournisseur
De la même manière, il est essentiel d’analyser le circuit de réception et de traitement des factures fournisseurs. Cette analyse porte sur les canaux de réception, les outils d’intégration comptable, les processus de contrôle, de validation et de paiement, ainsi que les modalités d’archivage. La réception des factures électroniques est souvent plus structurante que l’émission, car elle implique plusieurs acteurs et des sources diverses. Un inventaire précis permet d’anticiper les adaptations nécessaires et d’éviter des ruptures dans la chaîne fournisseurs.
4. Définir les différentes options des plateformes agréées et de leur fonctionnement
Une fois les processus existants identifiés, l’entreprise peut étudier les différentes options offertes par les plateformes agréées. Cette étape consiste à comprendre leur mode de fonctionnement, leurs capacités d’intégration avec les outils existants, la gestion des formats de factures, le suivi des statuts, ainsi que les services associés (support, accompagnement, archivage, reporting). L’objectif est d’identifier les plateformes compatibles avec l’organisation de l’entreprise et avec ses contraintes opérationnelles (cas d'usages spécifiques). Un accompagnement à ce niveau est un vrai plus car il faut distinguer à la fois les enjeux réglementaires, les enjeux internes, les enjeux de sécurité et les enjeux d’interopérabilité.
5. Anticiper et définir le futur processus de gestion des factures
À partir des constats réalisés, l’entreprise doit projeter son futur processus de gestion des factures dans le cadre de la réforme. Cela implique de redéfinir les circuits d’émission et de réception, les responsabilités, les contrôles, les règles de validation et les interactions avec la plateforme agréée. Cette étape permet de construire un schéma cible cohérent, aligné à la fois avec les exigences réglementaires et avec les objectifs internes d’efficacité, de sécurité et de fluidité.
6. Valider l’outil correspondant à l’organisation la plus fluide pour l’entreprise
Sur la base du processus cible, l’entreprise est en mesure de valider l’outil ou la combinaison d’outils qui permettra une gestion fluide et conforme de la facturation électronique. Ce choix doit prendre en compte la simplicité d’usage pour les équipes, la compatibilité avec les systèmes existants, la capacité d’évolution dans le temps et la robustesse du dispositif. L’enjeu est d’éviter une solution trop complexe ou inadaptée aux usages réels de l’entreprise.
7. Compléter et fiabiliser les informations clients présentes sur les factures
La réforme impose des informations plus structurées et plus complètes sur les factures. Il est donc indispensable de vérifier et de compléter les données clients : numéro SIREN, adresses exactes, catégories d’opération, conditions de paiement, informations fiscales spécifiques. Cette étape de fiabilisation des référentiels est souvent déterminante, car la qualité des données conditionne la conformité des factures et limite les risques de rejet ou de correction ultérieure.
8. Signer le mandat pour valider le choix de la Plateforme Agréée
Une fois la plateforme agréée sélectionnée, l’entreprise doit formaliser son choix en signant le mandat correspondant. Ce mandat autorise la plateforme à assurer les échanges de factures électroniques et la transmission des données requises dans le cadre réglementaire. Cette étape marque l’engagement officiel de l’entreprise dans le dispositif et déclenche généralement les phases de paramétrage et d’intégration.
9. Prévenir le conseiller financier
Avant le déploiement définitif, un échange avec le conseiller financier (expert-comptable, cabinet conseil, service financier interne) est recommandé. Cet échange permet de valider les choix réalisés, de s’assurer de la cohérence avec les obligations comptables et fiscales, et d’anticiper les impacts sur les déclarations, les clôtures et le pilotage financier. Le regard externe contribue à sécuriser la démarche.
10. Former les utilisateurs concernés
La réussite du projet repose en grande partie sur l’appropriation par les équipes. Il est donc essentiel de former les utilisateurs concernés, qu’il s’agisse des équipes comptables, financières, administratives ou commerciales. La formation doit couvrir les nouveaux processus, les outils, les règles de gestion, ainsi que la compréhension des statuts et des éventuels rejets. Une bonne formation permet de sécuriser les opérations et de réduire les erreurs dès la mise en production.
11. Activer la mise en place de la facture électronique avant le 1er septembre 2026
La dernière étape consiste à activer la facturation électronique en conditions réelles, avant l’échéance réglementaire du 1er septembre 2026. Cette activation doit intervenir après des tests concluants et une validation des processus. Une mise en production anticipée permet de stabiliser les flux, d’identifier les ajustements nécessaires et d’aborder l’échéance réglementaire avec sérénité, sans pression opérationnelle.
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