RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données

Comme tout projet, vous devez désigner un pilote qui par la suite pourra être le DPO (ou DPD) de l’entreprise.
Ce référent sera en charge de définir l’ensemble des processus de collecte et de transmission de données de l’entreprise. Par la suite, il recevra les demandes des utilisateurs pour toute question ou suppression de données.

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Avant de mettre en place des actions de mise en conformité, vous devez au préalable réaliser un état des lieux de vos process. Pour cela, vous devez documenter vos traitements de données personnelles, les catégories de données personnelles traitées, les objectifs de chaque traitement, les acteurs (internes ou externes) qui participent à ces traitements, et les flux des données afin d’en donner l’origine et la localisation (UE / hors UE).

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Avant tout, vous devez identifier les risques liés à vos process afin de prioriser les actions à mener. Ensuite, vous créez un plan d’action, en gardant pour question de base :

« Est-ce que je recueille uniquement les données nécessaires à la réalisation de mes traitements ? ».

Vous devez également identifier la base juridique de chaque traitement, revoir vos mentions d’informations, contacter vos sous-traitants, prévoir les modalités d’exercice des droits des personnes concernées et enfin, vérifier la bonne mise en place de vos mesures de sécurité.

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Cette étape requiert une « Analyse d’impact relative à la protection des données » (AIPD). L’objectif de cet outil d’évaluation est d’aider à la construction de traitements respectueux de la vie privée et donc conformes au RGPD.

Afin d’anticiper les risques et menaces potentiels identifiés, il faut mettre en place des mesures de sécurité.

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Tout d’abord, il est nécessaire d’initier une réflexion autour de la protection des données, dès le début d’un projet, on parle de « Privacy by design » . Pour cela, il faut sensibiliser vos collaborateurs aux process que vous avez établis précédemment. Il faut également être en mesure de traiter les modalités d’exécution des droits des personnes, comme les droits d’accès, de rectification ou encore de suppression par exemple. Dernier point, être en mesure d’anticiper d’éventuelles violations de données.

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Après avoir déployé votre plan d’actions, vous devez documenter toute votre démarche dans un dossier comprenant notamment : le registre des traitements, l’AIPD, les mentions d’information, l’ensemble des procédures et mesures de sécurité, les contrats de sous-traitance, les preuves de consentement de conservation des données personnelles.

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