Logiciel de gestion pour le suivi des dossiers clients

La première étape consiste à définir précisément les différentes phases du cycle client : bon de commande, collecte des pièces justificatives, création et envoi du contrat, signature, facturation, gestion des litiges, etc. Chaque entreprise ayant son propre fonctionnement, il est essentiel de formaliser ce parcours. Une fois les étapes identifiées, elles sont paramétrées dans l’outil (GED ou logiciel métier) afin d’automatiser les alertes, les relances, les notifications et les actions associées.

Vous recevez les pièces du dossier tels que documents d’identification de l’entreprise, KBIS, RIB, pièce d’identité du décisionnaire ou autre. Pour les pièces au format papier vous les scannez. Une fois scannées ou pour les pièces reçues électroniquement, vous les intégrez à votre outil de GED. Elles entrent alors dans le circuit de validation.

Lorsqu’un document est intégré au circuit de validation, les personnes en charge de la vérification sont notifiées et peuvent accéder aux documents. Si les éléments sont conformes, l’étape est validée et la suivante se déclenche automatiquement : génération du contrat, notification du commercial, transmission au service administratif, etc. Il peut également y avoir d’autres étapes en parallèle.

Une fois le contrat finalisé, il est envoyé au client en version dématérialisée pour signature électronique. Le client reçoit un email contenant un lien sécurisé vers le document. Après lecture, il signe via un code d’authentification reçu par SMS. Le représentant de votre entreprise procède de la même manière.
Une fois signé par les deux parties, le contrat dispose de la même valeur juridique qu’un contrat papier. Cette étape suppose d’avoir collecté en amont l’adresse email et le numéro de téléphone du signataire.

Pour l’envoi de vos factures clients, continuez électroniquement en déposant la facture dans l’imprimante virtuelle dédiée. Deux options sont possibles :

Envoi dématérialisé : le client reçoit un email avec un lien vers un portail sécurisé où il peut consulter la facture et son historique.

Envoi papier via centre éditique : la facture est automatiquement transmise à un centre d’impression agréé qui se charge de l’impression, de la mise sous pli et de l’affranchissement.
Cette étape peut être entièrement automatisée dans le circuit de validation.

À la signature du contrat ou à la fin de la relation contractuelle, le dossier peut être archivé électroniquement.
Les documents sont indexés, sécurisés et conservés dans un système d’archivage numérique garantissant leur intégrité et leur traçabilité. La recherche, la consultation et le téléchargement des documents restent possibles à tout moment. L’archivage peut également être déclenché automatiquement dans le workflow.

À chaque étape du cycle client, les documents sont accessibles aux personnes autorisées.
En interne, ils peuvent être transmis au service comptabilité, technique ou commercial.
En externe, les clients accèdent à leurs documents via un portail sécurisé.
La gestion électronique des dossiers clients facilite ainsi la collaboration et fluidifie l’ensemble du processus.