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MGDIS opte pour la dématérialisation des bulletins de paie avec Koesio Data Solutions (anciennement Oléap)

MGDIS opte pour la dématérialisation des bulletins de paie avec Koesio Data Solutions (anciennement Oléap)

Témoignage de MGDIS

Andrée RETO

Responsable des Ressources Humaines

La société MGDIS est éditeur de progiciels basé à Vannes dans le Morbihan. L’équipe, composée de 179 collaborateurs, accompagne les organisations publiques (territoriale, de santé et d’Etat) et privées dans l’évolution de leurs métiers avec le soutien des outils numériques.

 

MGDIS en quelques chiffres :

– près de 20 ans d’existence

– 13,2M€ de chiffre d’affaires (2020)

– 179 collaborateurs

 

En route vers la digitalisation des process et la dématérialisation des bulletins de paie

« Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) nous accompagne depuis près de 5 ans sur notre logiciel Sage Paie. C’est en 2019 que nous avons souhaité nous orienter vers la dématérialisation ; cela concerne les documents administratifs, les bulletins de paie, les chèques déjeuners… Un projet global pour faciliter les échanges de documents avec les collaborateurs.
Koesio Data Solutions (anciennement Oléap) nous a conseillé et nous avons avancé ensemble pour intégrer Sage Dématérialisation des Bulletins de Paie, outil directement connecté à notre paie Sage. »

 

Comment avez-vous mis en œuvre ce nouveau process en interne ?

« Auparavant, les bulletins de salaire étaient distribués de main en main par le service RH ou remis à chaque responsable de service. La mise en œuvre de ce projet a été une véritable réussite. Nos équipes, déjà sensibilisées aux outils informatiques, ont vite été convaincues par les bénéfices de ce nouveau process : réception du bulletin de paie directement dans le coffre-fort électronique People Doc, notification par email, stockage des bulletins dans un outil sécurisé, archivage et recherche simplifiée.

Côté RH, c’est une véritable évolution ! J’identifie deux changements majeurs :
>> le gain temps qui est indéniable et qui permet de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. Une fois que la paie est réalisée, il suffit d’un clic pour envoyer les bulletins de paie dans les 170 coffres-forts respectifs. Automatiquement les équipes sont alertées par email, un véritable gain de temps !
>> le risque d’erreur est très limité grâce au paramétrage de la solution et à l’automatisation du processus.
L’appétence pour ce projet coté collaborateurs a grandement participé à sa réussite. L’équipe était favorable à ce changement et chacun y trouvait beaucoup d’avantages personnels. Nous n’avons pas rencontré de réticences. »

 

Quelles sont les prochaines étapes de dématérialisation ?

« Le process de dématérialisation est un projet d’actualité au sein de MGDIS. Malheureusement par manque de temps, nous n’avons pas avancé sur la dématérialisation des documents administratifs et la signature électronique. Nous aimerions prochainement accélérer sur ces process pour faciliter l’intégration d’un nouveau collaborateur et la gestion des documents administratifs du personnel. »

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