Aux informations 
À mon espace client
Choisir mon agence
En me connectant, j’ai accès :
OPLOSSINGEN VOOR DE DIGITALISERING VAN DOCUMENTEN
Cela s’explique par des économies de temps, une diminution des coûts et une réduction des espaces de stockage physiques.
Deze uitsparingen zijn verbonden aan: het schrappen van het afdrukken, verzending per post, frankering, manuele invoering van documentgegevens; de snellere en eenvoudigere opzoeking van documenten; het schrappen van fysieke archieven (zalen, kasten, etc.). Daarbij komt nog de mogelijkheid om bepaalde processen te automatiseren, zoals de betalingsherinneringen of de goedkeuring van facturen, de zogenaamde workflows voor documentbeheer.
Bovenop de voordelen voor ondernemingen, past dit ook binnen het wettelijk kader. De wetgeving moedigt de digitalisering van documenten meer en meer aan, of maakt deze zelfs verplicht. Dit is het geval voor de facturatie van openbare instellingen via Chorus Pro, of nog voor de verplichting voor ondernemingen om de factuur die een leverancier digitaal verstuurt te aanvaarden.
Workflows voor documentbeheer digitaliseren gaat niet van de ene dag op de andere. Overschakelen van papieren documenten naar hun elektronische tegenhanger vereist een nauwgezet maar eenvoudig te implementeren projectbeheer.
Digitalisering van de klantenfactuur
Digitalisering van de leveranciersfactuur
Elektronische loonfiche
Elektronische handtekening
Ontvangen en verzenden van digitale faxberichten
Elektronische aangetekende zendingen
> De versnelling van uw processen leidt tot een versnelling van uw inningen. Het is een feit: geldstromen zijn een cruciaal punt voor alle ondernemingen! Dankzij de digitalisering kan u deze optimaliseren en uw betalingstermijnen verminderen!
> De schrapping van papieren documenten zorgt meteen al voor een vermindering van de aanverwante afdruk- en frankeerkosten. De digitalisering van het archief en van de opslag van documenten leidt tot de schrapping van fysieke archieven (zalen, kasten, etc) en dus van de aanverwante kosten.
> De tijdrovende taken bij de verzending van papieren documenten – afdrukken, postzending, frankeren – worden geschrapt aangezien de documenten elektronisch zijn.
> De manuele invoering bij ontvangst van een brief (bijv: factuur, bestelbon) wordt automatisch.
> De opzoeking in documenten gebeurt in enkele clicks, aangezien uw documenten digitaal worden opgeslagen en/of gearchiveerd.
De verzending van klantenfacturen is een taak zonder toegevoegde waarde voor uw medewerkers. De digitalisering van uw klantenfacturen zal u bijgevolg helpen om uw facturatieproces te optimaliseren en uw betalingstermijnen te verminderen. Hoe?
C’est très simple et sans changer vos habitudes : vous imprimez vos factures depuis votre outil de facturation directement sur l’imprimante virtuelle. Que vous ayez une facture ou un lot, en 1 clic, vous envoyez l’ensemble de vos factures à vos clients.
De elektronische klantenfactuur heeft tal van voordelen:
> Vermindering van de betalingstermijnen, en dus optimalisatie van uw geldstromen
> Tijdwinst voor uw teams: printen, verzenden per post, frankeren, etc. zijn niet meer nodig.
> Verbetering van uw imago bij uw klanten en uw huidige en toekomstige medewerkers.
Wanneer u een leveranciersfactuur ontvangt, op papier of elektronisch, dan integreert u deze in uw software voor documentbeheer. Zo krijgt u meteen een beeld van uw situatie ten opzichte van een leverancier en wordt de verwerking van de facturen verbeterd door deze te automatiseren. Zowel intern als met de leveranciers wordt de informatie eenvoudiger en sneller gedeeld en uitgewisseld.
In enkele clicks kan elke schakel in de keten (ontvangst/onthaal, boekhouding, beslisser) in real time toegang krijgen tot de status (te betalen, betaald, betwist) van de factuur en in functie van zijn rol en zijn rechten een handeling met betrekking tot de betaling uitvoeren.
De analyse van uw leveranciersfacturen – gewoonlijk lang en omslachtig – wordt vereenvoudigd met het digitale beheer van uw leveranciersfactuur. In enkele clicks maakt u rechtstreeks vanuit uw beheerstool een extractie en beheert u al uw facturen verbonden aan uw leveranciers. Dit is een waardevol hulpmiddel bij de onderhandeling van uw aankoopvoorwaarden!
Inkomende stromen
Circulerende stromen
Uitgaande stromen
Slapende stromen
Een digitale loonfiche heeft dezelfde waarde als een papieren loonfiche, en hoewel nog niet opgelegd door de staat, kan de digitale loonfiche worden gekozen als standaardoplossing voor ondernemingen. Door de loonfiche te digitaliseren komt deze immers sneller bij de werknemers terecht.
Une fois vos bulletins de paie établis dans votre logiciel de paie, vous choisissez entre 2 options : l’envoi papier au domicile du collaborateur via un centre éditique ou l’envoi dématérialisé sur un portail web dédié et sécurisé. Dans ce cas, le collaborateur reçoit un lien web sécurisé instantanément, et consulte l’ensemble de ses bulletins de paie, où et quand il le souhaite et en toute sécurité.
Uw HR-dienst verliest veel minder tijd met de verzending van de fiche en dankzij de digitale fiche schrapt u de papierkosten.
Tot slot versterkt u uw merk als werkgever, aangezien u tools gebruikt die reeds deel uitmaken van het dagelijks leven van uw toekomstige medewerkers.
De elektronische handtekening kan worden gebruikt voor de documenten waarvoor u de handtekening van een klant, van een medewerker, van een partner, etc. nodig heeft.
Hiervoor ontvangt (ontvangen) de ondertekenaar(s) een e-mail met een link die toegang geeft tot het te ondertekenen document. Bij de ondertekening ontvangt hij een code per sms om zijn identiteit te bewijzen. Na ondertekening heeft het document dezelfde juridische waarde als een handmatig ondertekend document, dankzij het eIDAS-certificaat dat uw akkoorden beschermt.
La signature électronique vous économise un déplacement physique vers le ou les signataires, ce qui est très chronophage habituellement, ou bien vous évite un envoi postal et l’attente du retour qui peut être longue.
Bent u van project uw documentbeheer te herdefiniëren? Onze experts zijn er om u te helpen bij uw aanpak. Aarzel niet om contact met ons op te nemen zodat we samen een nieuwe organisatie van uw processen kunnen uitwerken. Wij zullen samen met u de oplossingen bepalen die aangepast zijn aan uw behoeften op het gebied van digitalisering van uw documenten.
Abonneer u
op onze nieuwsbrief
Koesio, Entreprise de Services du Numérique (ESN), est le partenaire n°1 des PME et des collectivités pour leurs projets numériques.
Gestion & data
Technische infrastructuur
Beheerde diensten
Supporte et centre de services
Financiering
🚀 Préparé en seKret par l’agence web Marque Digitale
Laissez nous vos coordonnées ainsi que votre demande afin que nous puissions vous faire rappeler en moins de 12h par le bon interlocuteur
