Choisir mon agence
En me connectant, j’ai accès :
logo agence koesio Aux informations
de mon agence
logo espace client À mon espace client
Nous trouver
Icone de Koesio pour Nous trouver
Être rappelé
Icone de Koesio pour le Télépéhone
Nous rejoindre
Icone de Koesio pour Nous Rejoindre
Icone de Koesio pour le métier de Gestion Documentaire
Icone de Koesio pour la Dématérialisation des Documents | Gestion Documentaire

OPLOSSINGEN VOOR DE DIGITALISERING VAN DOCUMENTEN

Digitaliseer uw documenten om uw documentbeheer te optimaliseren

De digitalisering is niet langer een tendens, maar zorgt voor een echte verbetering in de prestaties van ondernemingen. Een elektronisch document is vaak goedkoper dan de papieren tegenhanger.

Dit wordt verklaard door tijdswinst, kostenvermindering en een herleiding van de fysieke opslagruimten.

Deze uitsparingen zijn verbonden aan: het schrappen van het afdrukken, verzending per post, frankering, manuele invoering van documentgegevens; de snellere en eenvoudigere opzoeking van documenten; het schrappen van fysieke archieven (zalen, kasten, etc.). Daarbij komt nog de mogelijkheid om bepaalde processen te automatiseren, zoals de betalingsherinneringen of de goedkeuring van facturen, de zogenaamde workflows voor documentbeheer.

Bovenop de voordelen voor ondernemingen, past dit ook binnen het wettelijk kader. De wetgeving moedigt de digitalisering van documenten meer en meer aan, of maakt deze zelfs verplicht. Dit is het geval voor de facturatie van openbare instellingen via Chorus Pro, of nog voor de verplichting voor ondernemingen om de factuur die een leverancier digitaal verstuurt te aanvaarden.

Workflows voor documentbeheer digitaliseren gaat niet van de ene dag op de andere. Overschakelen van papieren documenten naar hun elektronische tegenhanger vereist een nauwgezet maar eenvoudig te implementeren projectbeheer.

Dématérialisation de la facture client

Digitalisering van de klantenfactuur

Dématérialisation de la facture fournisseur

Digitalisering van de leveranciersfactuur

Bulletin de salaire électronique

Elektronische loonfiche

Signature électronique

Elektronische handtekening

Réception et émission de fax dématérialisés

Ontvangen en verzenden van digitale faxberichten

Envoie de recommandé électronique sécurisé (ERES)

Elektronische aangetekende zendingen

De voordelen van de digitalisering van uw documenten zijn talrijk en hoofdzakelijk in 2 categorieën onder te verdelen

Financiële optimalisatie

> De versnelling van uw processen leidt tot een versnelling van uw inningen. Het is een feit: geldstromen zijn een cruciaal punt voor alle ondernemingen! Dankzij de digitalisering kan u deze optimaliseren en uw betalingstermijnen verminderen!

> De schrapping van papieren documenten zorgt meteen al voor een vermindering van de aanverwante afdruk- en frankeerkosten. De digitalisering van het archief en van de opslag van documenten leidt tot de schrapping van fysieke archieven (zalen, kasten, etc) en dus van de aanverwante kosten.

Tijdwinst

> De tijdrovende taken bij de verzending van papieren documenten – afdrukken, postzending, frankeren – worden geschrapt aangezien de documenten elektronisch zijn.

> De manuele invoering bij ontvangst van een brief (bijv: factuur, bestelbon) wordt automatisch.

> De opzoeking in documenten gebeurt in enkele clicks, aangezien uw documenten digitaal worden opgeslagen en/of gearchiveerd.

plus cool avec la dématerialisation des factures

De digitalisering van de klantenfactuur

De verzending van klantenfacturen is een taak zonder toegevoegde waarde voor uw medewerkers. De digitalisering van uw klantenfacturen zal u bijgevolg helpen om uw facturatieproces te optimaliseren en uw betalingstermijnen te verminderen. Hoe?

Het is heel eenvoudig en verandert uw gewoonten niet: u print uw facturen vanuit uw facturatietool rechtstreeks naar de virtuele printer. Of het nu gaat om een enkele factuur of een reeks facturen, in 1 click verstuurt u al uw facturen naar uw klanten.

De elektronische klantenfactuur heeft tal van voordelen:
> Vermindering van de betalingstermijnen, en dus optimalisatie van uw geldstromen
> Tijdwinst voor uw teams: printen, verzenden per post, frankeren, etc. zijn niet meer nodig.
> Verbetering van uw imago bij uw klanten en uw huidige en toekomstige medewerkers.

Digitalisering van de leveranciersfactuur

Wanneer u een leveranciersfactuur ontvangt, op papier of elektronisch, dan integreert u deze in uw software voor documentbeheer. Zo krijgt u meteen een beeld van uw situatie ten opzichte van een leverancier en wordt de verwerking van de facturen verbeterd door deze te automatiseren. Zowel intern als met de leveranciers wordt de informatie eenvoudiger en sneller gedeeld en uitgewisseld.

In enkele clicks kan elke schakel in de keten (ontvangst/onthaal, boekhouding, beslisser) in real time toegang krijgen tot de status (te betalen, betaald, betwist) van de factuur en in functie van zijn rol en zijn rechten een handeling met betrekking tot de betaling uitvoeren.

De analyse van uw leveranciersfacturen – gewoonlijk lang en omslachtig – wordt vereenvoudigd met het digitale beheer van uw leveranciersfactuur. In enkele clicks maakt u rechtstreeks vanuit uw beheerstool een extractie en beheert u al uw facturen verbonden aan uw leveranciers. Dit is een waardevol hulpmiddel bij de onderhandeling van uw aankoopvoorwaarden!

dematerialisation des documents

Ga verder met een globaal elektronisch documentmanagementsysteem (DMS)

Inkomende stromen

Leveranciersfactuur, brief, fax, bestelbon, etc.

Circulerende stromen

Klantendossier, werknemersdossier, etc.

Uitgaande stromen

Loonfiche, klantenfactuur, leveringsbon, etc.

Slapende stromen

Archivering van documenten, elektronische kluis…
economie avec la dematerialisation

Elektronische loonfiche

Een digitale loonfiche heeft dezelfde waarde als een papieren loonfiche, en hoewel nog niet opgelegd door de staat, kan de digitale loonfiche worden gekozen als standaardoplossing voor ondernemingen. Door de loonfiche te digitaliseren komt deze immers sneller bij de werknemers terecht.

Eens de loonfiche in uw uitbetalingssoftware is aangemaakt, kiest u tussen 2 opties: de papieren verzending naar de woonplaats van de medewerker via een uitgiftecentrum of de digitale verzending via een specifiek en beveiligd online portaal. In dit laatste geval ontvangt de medewerker meteen een beveiligde link en kan hij al zijn loonfiches waar en wanneer hij maar wil en in alle veiligheid raadplegen.

Uw HR-dienst verliest veel minder tijd met de verzending van de fiche en dankzij de digitale fiche schrapt u de papierkosten.

Tot slot versterkt u uw merk als werkgever, aangezien u tools gebruikt die reeds deel uitmaken van het dagelijks leven van uw toekomstige medewerkers.

Elektronische handtekening

De elektronische handtekening kan worden gebruikt voor de documenten waarvoor u de handtekening van een klant, van een medewerker, van een partner, etc. nodig heeft.

Hiervoor ontvangt (ontvangen) de ondertekenaar(s) een e-mail met een link die toegang geeft tot het te ondertekenen document. Bij de ondertekening ontvangt hij een code per sms om zijn identiteit te bewijzen. Na ondertekening heeft het document dezelfde juridische waarde als een handmatig ondertekend document, dankzij het eIDAS-certificaat dat uw akkoorden beschermt.

De elektronische handtekening bespaart u een fysieke verplaatsing naar de ondertekenaar(s), die gewoonlijk erg tijdrovend is, of vermijdt de verzending per post en de wachttijd voor de kerende zending, die erg lang kan zijn.

Signature électronique

Neem contact op met een expert in digitalisering en oplossingen voor elektronisch documentmanagementsysteem (DMS)

Bent u van project uw documentbeheer te herdefiniëren? Onze experts zijn er om u te helpen bij uw aanpak. Aarzel niet om contact met ons op te nemen zodat we samen een nieuwe organisatie van uw processen kunnen uitwerken. Wij zullen samen met u de oplossingen bepalen die aangepast zijn aan uw behoeften op het gebied van digitalisering van uw documenten.

U heeft kennisgenomen van ons privacybeleid

Waar kan je ons vinden?

Vind het kantoor in uw buurt
nl_BE
le logo Koesio de la page d'accueil

Vous souhaitez être rappelé ?

Laissez nous vos coordonnées ainsi que votre demande afin que nous puissions vous faire rappeler par le bon interlocuteur
Koesio s’autorise à vous contacter de façon personnalisée à propos de votre demande. Vos données personnelles ne seront jamais vendues à des tiers. Vous pouvez prendre connaissance de notre politique de confidentialité

En me connectant, j’ai accès :