Automatisation des processus documentaires (Workflows)
68% des salariés remplissent leurs notes de frais sur des formulaires papier ou sur des fichiers Excel !
Source : OpinionWay
Votre collaborateur prend en photo le reçu de sa note de frais et la dépose sur le logiciel, depuis l’application mobile ou sur l’interface web.
Le logiciel identifie le collaborateur concerné par la note de frais et reconnaît automatiquement l’enseigne, les montants HT, TVA et TTC, ainsi que le type de dépense.
Indexation faite, la note de frais est envoyée automatiquement au manager. Elle pourra alors être validée ou refusée avec un retour au collaborateur en ayant fait la demande.
En fonction des champs indexés, une imputation comptable des écritures vous est proposée, il ne vous restera qu’à valider la bonne affectation des comptes de charges affectées à ces notes de frais. Vous pouvez désormais télécharger votre fichier d’import et l’intégrer dans votre logiciel comptable.
Chaque justificatif demande une action auprès de plusieurs collaborateurs pour transmettre sa note de frais, et permettre son traitement et sa saisie en comptabilité. Automatiser le processus de traitement de ces documents apporte de nombreux bénéfices.
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" Combien de temps faut-il conserver une note de frais ? "
La note de frais doit être conservée au minimum durant 10 ans. Les impressions sur un ticket s’estompent, et disparaissent au bout de quelques années, voire quelques mois. La conservation numérique est le moyen le plus sur d’être en mesure de fournir les pièces en cas de contrôle de l’administration fiscale.
De nombreuses tâches administratives liées au service Ressources Humaines peuvent être dématérialisées et automatisées.
En premier lieu, les documents : bulletins de paie dématérialisés et coffre-fort électronique, notes de frais, contrats, avenants.
Ensuite, les process : gestion des tickets restaurants, gestion des notes de frais, création et diffusion du bulletin de paie, création, diffusion et signature des contrats RH, demande et attente de validation des congés payés, gestion des ressources matérielles mises à disposition par l’entreprise.
Solution cloud de gestion des documents, de dématérialisation de vos échanges et d’automatisation de vos tâches répétitives, ISI WORK permet de répondre rapidement et efficacement aux problématiques de l’archivage et du classement des documents dans l’entreprise.
Pilotage des échéances légales des contrats, gestion simplifiée des congés payés et notes de frais, bulletins de paie dématérialisés ou mis sous plis automatiquement : ISI GESTION RH vous aide à piloter les éléments chronophages et pourtant indispensables au bon fonctionnement de la gestion de vos collaborateurs.
Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.
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