Choisir mon agence
En me connectant, j’ai accès :
logo agence koesio Aux informations
de mon agence
logo espace client À mon espace client
Nous trouver
Icone de Koesio pour Nous trouver
Être rappelé
Icone de Koesio pour le Télépéhone
Doe mee
Icone de Koesio pour Nous Rejoindre
Icone de Koesio pour le métier de Gestion Documentaire
Icone de Koesio pour la Dématérialisation des Processus |

OPLOISSINGEN VOOR DE DIGITALISERING VAN PROCESSEN EN DOCUMENTSTROMEN

Digitaliseren om uw processen te versnellen

Versnel uw uitwisselingen en herleid uw verwerkingstermijnen door uw documentprocessen te digitaliseren via software met documentmanagementsystemen (DMS).

In alle ondernemingen vindt men documentprocessen: sommige komen overal terug, zoals het beheer van werknemers of van klanten, andere zijn dan weer specifiek, zoals het beheer van het productie-, leverings-, dienstverleningsproces, etc.

Deze processen digitaliseren zorgt voor een echte verbetering in de prestaties van ondernemingen. Een documentmanagementsysteem en dus de digitalisering van processen versnelt de uitwisselingen en herleidt de verwerkingstermijnen.

Ondernemingen verzamelen tegenwoordig een aanzienlijke hoeveelheid gegevens en dankzij DMS kan u dit volume opvangen en uw globaal documentbeheer optimaliseren.

Documentmanagementsystemen

Documentmanagementsystemen

Elektronische archivering

Elektronische archivering

Elektronisch beheer van klantendossiers

Elektronisch beheer van klantendossiers

Elektronisch beheer van werknemersdocumenten (elektronische kluis)

Elektronisch beheer van werknemersdocumenten (elektronische kluis)

Delen van documenten

Delen van documenten

Bij de digitalisering van uw documentprocessen kan u in elke stap van uw proces gebruik maken van DMS-oplossingen:

Toevoeging: scannen van fysieke documenten, toevoegen van elektronische documenten.
Klassering: integratie van volledige tekstdocumenten om de opzoekingen te vereenvoudigen.
Verwerking: bepalen van de documentstroom om de uitvoering van de bijhorende taken te vereenvoudigen.
Archivering: vergrendeling, bewaring en vernietiging van documenten.

Overdracht: verzending van het document in elektronisch formaat of uitbesteding van de papieren verzending via een uitgiftecentrum.
Delen: verspreiding van het document met rechtenbeheer en bijhorende beveiliging
Opzoeking: implementatie van snelle en doeltreffende opzoekingen: via meerdere criteria en meerdere toestellen.
Bewaring: bewaring van bestanden, e-mails, databanken. Mogelijkheid tot versiebeheer.

Documentmanagementsystemen

Documentmanagementsystemen

Binnen uw onderneming kan u met een documentmanagementsysteem (DMS) tal van processen automatiseren. Aan het begin van elk proces wordt het document in de DMS-oplossing geïntegreerd, het document wordt met andere woorden toegevoegd, hetzij vanaf de papieren versie, in dat geval wordt het gescand, hetzij vanaf de elektronische versie (vb: e-mail).

Eens toegevoegd in de DMS-oplossing, wordt het document automatisch geklasseerd volgens de instellingen die u vooraf heeft opgegeven. Vervolgens wordt het document verwerkt: naargelang de klassering, komt het document in een aangepast proces. Dit is het proces dat thans in uw onderneming wordt toegepast en een of meer taken kan omvatten: goedkeuring(en), verzending van een melding, herinnering, etc. Wanneer een document niet meer actief is wordt het tot slot automatisch gearchiveerd door de DMS-oplossing.

Vous pouvez, à tout moment, suivre le document, le consulter à l’aide de l’outil de recherche puissant et, si besoin, le transmettre, à l’aide d’un lien pour lequel vous paramétrez les droits d’accès, en pièce jointe d’un email ou en externalisant l’envoi papier.

Elektronische archivering

L’archivage électronique permet de stocker vos documents au format dématérialisé et de façon sécurisée. À la différence d’une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique stocke les documents qui ne seront plus modifiés.

Het archiveringsproces verloopt dus volledig digitaal:
> Het document dat niet meer actief is wordt naar het elektronisch archiveringssysteem verstuurd.
> U kan met de opzoekingstool heel eenvoudig en snel opzoeken, niet alleen in de documentnaam maar ook in de inhoud.
> Het elektronisch gearchiveerd document kan desgewenst worden geraadpleegd en gedownload.
> Tot slot kan het document worden verspreid en gedeeld via een link.

Wettelijk gezien mag u uitsluitend digitale documenten bewaren.

Elektronische archivering

Ga verder met een globaal elektronisch documentmanagementsysteem (DMS)

Inkomende stromen

Leveranciersfactuur, brief, fax, bestelbon, etc.

Circulerende stromen

Klantendossier, werknemersdossier, etc.

Uitgaande stromen

Loonfiche, klantenfactuur, leveringsbon, etc.

Slapende stromen

Archivering van documenten, elektronische kluis…
Elektronisch beheer van klantendossiers

Elektronisch beheer van uw klantendossiers

In het kader van uw relatie met uw klanten worden tal van documenten uitgewisseld en vele taken vervuld.

In eerste instantie maakt u een offerte op, vervolgens een contract of een bestelbon, die u door uw klant laat ondertekenen. Daarbij vraagt u hem ook om verschillende documenten (identiteitsbewijzen, KBO-uittreksel, bankattest, afschrijvingsmandaat, etc) om de prestatieaanvraag te vervolledigen. De gecreëerde documenten worden vervolgens samen met de door de klant verstuurde documenten toegevoegd aan het digitaal dossier van uw klant.

Vervolgens worden, tijdens de duur van de klantenrelatie, de gecreëerde documenten, zoals de facturen, tegoeden of andere bestelbonnen, automatisch toegevoegd aan het klantendossier, waar alle documenten centraal op dezelfde plaats komen te staan. Zo kan u deze eenvoudig opzoeken wanneer u of uw klant ze nodig heeft.

Het klantendossier wordt gedeeld door de commerciële dienst en de dienst facturatie en deze kan sneller verwerkt worden dankzij de digitalisering ervan. Uw beheer verloopt meer gestructureerd en vervaldata zullen minder snel worden vergeten, zodat kosten worden vermeden.

Elektronisch beheer van werknemersdocumenten (elektronische kluis)

Documenten met betrekking tot uw medewerkers zijn veelvuldig in aantal, maar zijn vooral erg gevoelig. Vertrouwelijkheid is immers van primordiaal belang en toch moet u deze documenten met hen delen. Dankzij de elektronische kluis kan u de veiligheid van deze overdrachten waarborgen.

De elektronische kluis is een opslagruimte die in alle veiligheid kan worden geraadpleegd met een eenvoudige internetverbinding. In de digitale kluis plaatst u documenten bestemd voor uw medewerkers, zoals hun loonfiches, contracten en andere individuele documenten die op hen betrekking hebben. U kan deze automatisch in de kluis laten plaatsen via de virtuele printer waarnaar u uw loonfiches verstuurt.

Uw huidige en voormalige medewerkers krijgen toegang tot een volledig overzicht van hun loonfiches en andere HR-documenten, rechtstreeks via het online portaal van de digitale kluis, en dit gedurende hun volledige professionele loopbaan, zoals wettelijk vereist.

Elektronisch beheer van werknemersdocumenten (elektronische kluis)

Neem contact op met een expert in digitalisering en oplossingen voor elektronisch documentmanagementsysteem (DMS)

Bent u van plan uw documentbeheer te herdefiniëren? Onze experts zijn er om u te helpen bij uw aanpak. Aarzel niet om contact met ons op te nemen via dit formulier zodat we samen een nieuwe organisatie van uw processen kunnen uitwerken. Wij zullen samen met u de oplossingen bepalen die aangepast zijn aan uw behoeften op het gebied van digitalisering van uw processen.

U heeft kennisgenomen van ons privacybeleid

Waar kan je ons vinden?

Vind het kantoor in uw buurt
nl_BE
le logo Koesio de la page d'accueil

Vous souhaitez être rappelé ?

Laissez nous vos coordonnées ainsi que votre demande afin que nous puissions vous faire rappeler par le bon interlocuteur
Koesio s’autorise à vous contacter de façon personnalisée à propos de votre demande. Vos données personnelles ne seront jamais vendues à des tiers. Vous pouvez prendre connaissance de notre politique de confidentialité

En me connectant, j’ai accès :