Aux informations 
À mon espace client
Choisir mon agence
En me connectant, j’ai accès :
OPLOISSINGEN VOOR DE DIGITALISERING VAN PROCESSEN EN DOCUMENTSTROMEN
In alle ondernemingen vindt men documentprocessen: sommige komen overal terug, zoals het beheer van werknemers of van klanten, andere zijn dan weer specifiek, zoals het beheer van het productie-, leverings-, dienstverleningsproces, etc.
Deze processen digitaliseren zorgt voor een echte verbetering in de prestaties van ondernemingen. Een documentmanagementsysteem en dus de digitalisering van processen versnelt de uitwisselingen en herleidt de verwerkingstermijnen.
Ondernemingen verzamelen tegenwoordig een aanzienlijke hoeveelheid gegevens en dankzij DMS kan u dit volume opvangen en uw globaal documentbeheer optimaliseren.
Documentmanagementsystemen
Elektronische archivering
Elektronisch beheer van klantendossiers
Elektronisch beheer van werknemersdocumenten (elektronische kluis)
Delen van documenten
Toevoeging: scannen van fysieke documenten, toevoegen van elektronische documenten.
Klassering: integratie van volledige tekstdocumenten om de opzoekingen te vereenvoudigen.
Verwerking: bepalen van de documentstroom om de uitvoering van de bijhorende taken te vereenvoudigen.
Archivering: vergrendeling, bewaring en vernietiging van documenten.
Overdracht: verzending van het document in elektronisch formaat of uitbesteding van de papieren verzending via een uitgiftecentrum.
Delen: verspreiding van het document met rechtenbeheer en bijhorende beveiliging
Opzoeking: implementatie van snelle en doeltreffende opzoekingen: via meerdere criteria en meerdere toestellen.
Bewaring: bewaring van bestanden, e-mails, databanken. Mogelijkheid tot versiebeheer.
Binnen uw onderneming kan u met een documentmanagementsysteem (DMS) tal van processen automatiseren. Aan het begin van elk proces wordt het document in de DMS-oplossing geïntegreerd, het document wordt met andere woorden toegevoegd, hetzij vanaf de papieren versie, in dat geval wordt het gescand, hetzij vanaf de elektronische versie (vb: e-mail).
Eens toegevoegd in de DMS-oplossing, wordt het document automatisch geklasseerd volgens de instellingen die u vooraf heeft opgegeven. Vervolgens wordt het document verwerkt: naargelang de klassering, komt het document in een aangepast proces. Dit is het proces dat thans in uw onderneming wordt toegepast en een of meer taken kan omvatten: goedkeuring(en), verzending van een melding, herinnering, etc. Wanneer een document niet meer actief is wordt het tot slot automatisch gearchiveerd door de DMS-oplossing.
Vous pouvez, à tout moment, suivre le document, le consulter à l’aide de l’outil de recherche puissant et, si besoin, le transmettre, à l’aide d’un lien pour lequel vous paramétrez les droits d’accès, en pièce jointe d’un email ou en externalisant l’envoi papier.
L’archivage électronique permet de stocker vos documents au format dématérialisé et de façon sécurisée. À la différence d’une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique stocke les documents qui ne seront plus modifiés.
Het archiveringsproces verloopt dus volledig digitaal:
> Het document dat niet meer actief is wordt naar het elektronisch archiveringssysteem verstuurd.
> U kan met de opzoekingstool heel eenvoudig en snel opzoeken, niet alleen in de documentnaam maar ook in de inhoud.
> Het elektronisch gearchiveerd document kan desgewenst worden geraadpleegd en gedownload.
> Tot slot kan het document worden verspreid en gedeeld via een link.
Wettelijk gezien mag u uitsluitend digitale documenten bewaren.
Inkomende stromen
Circulerende stromen
Uitgaande stromen
Slapende stromen
In het kader van uw relatie met uw klanten worden tal van documenten uitgewisseld en vele taken vervuld.
In eerste instantie maakt u een offerte op, vervolgens een contract of een bestelbon, die u door uw klant laat ondertekenen. Daarbij vraagt u hem ook om verschillende documenten (identiteitsbewijzen, KBO-uittreksel, bankattest, afschrijvingsmandaat, etc) om de prestatieaanvraag te vervolledigen. De gecreëerde documenten worden vervolgens samen met de door de klant verstuurde documenten toegevoegd aan het digitaal dossier van uw klant.
Vervolgens worden, tijdens de duur van de klantenrelatie, de gecreëerde documenten, zoals de facturen, tegoeden of andere bestelbonnen, automatisch toegevoegd aan het klantendossier, waar alle documenten centraal op dezelfde plaats komen te staan. Zo kan u deze eenvoudig opzoeken wanneer u of uw klant ze nodig heeft.
Het klantendossier wordt gedeeld door de commerciële dienst en de dienst facturatie en deze kan sneller verwerkt worden dankzij de digitalisering ervan. Uw beheer verloopt meer gestructureerd en vervaldata zullen minder snel worden vergeten, zodat kosten worden vermeden.
Documenten met betrekking tot uw medewerkers zijn veelvuldig in aantal, maar zijn vooral erg gevoelig. Vertrouwelijkheid is immers van primordiaal belang en toch moet u deze documenten met hen delen. Dankzij de elektronische kluis kan u de veiligheid van deze overdrachten waarborgen.
De elektronische kluis is een opslagruimte die in alle veiligheid kan worden geraadpleegd met een eenvoudige internetverbinding. In de digitale kluis plaatst u documenten bestemd voor uw medewerkers, zoals hun loonfiches, contracten en andere individuele documenten die op hen betrekking hebben. U kan deze automatisch in de kluis laten plaatsen via de virtuele printer waarnaar u uw loonfiches verstuurt.
Uw huidige en voormalige medewerkers krijgen toegang tot een volledig overzicht van hun loonfiches en andere HR-documenten, rechtstreeks via het online portaal van de digitale kluis, en dit gedurende hun volledige professionele loopbaan, zoals wettelijk vereist.
Bent u van plan uw documentbeheer te herdefiniëren? Onze experts zijn er om u te helpen bij uw aanpak. Aarzel niet om contact met ons op te nemen via dit formulier zodat we samen een nieuwe organisatie van uw processen kunnen uitwerken. Wij zullen samen met u de oplossingen bepalen die aangepast zijn aan uw behoeften op het gebied van digitalisering van uw processen.
Abonneer u
op onze nieuwsbrief
Koesio, Entreprise de Services du Numérique (ESN), est le partenaire n°1 des PME et des collectivités pour leurs projets numériques.
Gestion & data
Technische infrastructuur
Beheerde diensten
Supporte et centre de services
Financiering
🚀 Préparé en seKret par l’agence web Marque Digitale
