Comment faire face aux lois qui poussent à la digitalisation des documents ?

C’est un fait, les entreprises françaises sont en retard par rapport à leurs confrères européens et doivent prendre le virage de la transformation numérique.

En quelques mots, l’essor des nouvelles technologies a changé les moyens de communication et les modes de consommations. L’entreprise doit se transformer dans sa manière de faire (adapter ses processus en intégrant le numérique) et dans sa manière de communiquer (choisir le canal préférentiel de ses interlocuteurs).

Début 2017, 91% des entreprises françaises considèrent le digital comme essentiel pour leur développement mais seulement 33% d’entre elles font de la transition numérique un objectif en 2017. Les enjeux pour les entreprises sont simples ; faire mieux que leurs concurrents, mieux satisfaire leurs clients et fidéliser leurs collaborateurs.

Focus sur les lois qui ont pris effet début janvier, pour amorcer ce changement par une obligation légale.

La loi Macron, ou la facturation électronique

Le 26 janvier 2015, dans le cadre du projet de loi Macron un amendement est adopté pour permettre le développement de la facturation électronique dans les relations inter-entreprises. C’est le premier pas vers l’incitation au passage à la facture électronique étendue à toutes les entreprises. Selon le planning échelonné, l’ensemble des entreprises doivent accepter de recevoir des factures au format électronique. Cette loi est en vigueur depuis le 1^er janvier 2017 pour les grandes entreprises et sera effective en 2018 pour les ETI, en 2019 pour les PME et en 2020 pour les TPE et microentreprises.

Quels sont les bénéfices de la facture électronique ?

En plus de respecter le cadre légal, la facture électronique permet de faire gagner du temps aux collaborateurs. En quelques clics l’envoi de la facture est effectué, ce qui leur permet de se focaliser sur des tâches à valeur ajoutée. Elle est également le moyen de réaliser des économies puisqu’un document papier coûte entre 1,30 € et 3 €. Les coûts liés à l’impression, à l’enveloppe, à l’acheminement, aux manipulations et à la gestion des doubles sont supprimés.

Elle est également un bon moyen pour réduire les délais de paiement. Chaque client reçoit ses factures sans délais, avec ce mode d’envoi le délai moyen de paiement est réduit.

Dernier avantage, et non des moindres, la facture électronique permet de diminuer l’empreinte carbone.

La loi El Khomri, ou le bulletin de paie électronique

Depuis le 1^er janvier dernier, les entreprises n’ont plus la nécessité d’avoir l’assentiment de leurs collaborateurs pour dématérialiser les bulletins de paie. Ceux-ci ne doivent pas être envoyés par emails mais déposés sur un espace sécurisé confidentiel propre à chaque salarié.

Pour les entreprises quels sont les bénéfices ?

Il s’agit des mêmes atouts que pour la facture électronique ; le gain de temps, les économies, l’image de l’entreprise et la diminution de l’empreinte carbone.

Le bulletin de paie électronique, est également synonyme d’opportunités pour le salarié. Grâce au portail sécurisé le collaborateur est protégé contre les risques de pertes de fichiers et peut accéder à ses anciennes fiches de paie depuis n’importe où. Il est le seul à pouvoir y accéder ce qui lui garantit la confidentialité de ses informations. Ensuite leur transmission est plus facile puisque les acteurs demandent désormais les derniers bulletins de salaire au format électronique (Banques, Administrations, Pôle Emploi, …).

C’PRO propose la solution ISI EDEDOC, la solution de dématérialisation des factures et des bulletins de paie électroniques. Gagnez en productivité, faites des économies et libérez du temps pour que vos collaborateurs se focalisent sur des tâches à valeur ajoutée.

Nos experts vous accompagnent sur la mise en place de cette solution.

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